編者按：開會是每個職場人都再熟悉不過的事情。你在職場中一定也或多或少地組織和發(fā)起過會議。但是你真的了解如何組織一個卓有成效的會議嗎？哪些因素會影響會議的順利進(jìn)行？我們來聽聽Google組織會議的經(jīng)驗(yàn)吧。本文來自編譯。

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在職場，我一直覺得組織會議是一件非常容易的事情，但是每到真正做的時候，我總是會發(fā)現(xiàn)一些問題。

其他同事和經(jīng)理一再夸贊我，說我非常善于溝通且知道如何吸引聽眾，那按理說主持會議對我這樣的人來說應(yīng)該是小菜一碟，對嗎？可是不知怎么的，我以前組織會議的時候，總是感覺會議進(jìn)程有點(diǎn)不流暢，而與會者總是感覺彼此沒有達(dá)成共識，同時會議內(nèi)容的引入總是讓人感覺很突兀。

雖然我不擅長開會，但我能分辨出哪些會議是卓有成效的。可問題是，我不知道它們是如何做到如此高效的，以及有哪些要素起到了重要的作用。

因此在很長一段時間里，我總是把優(yōu)質(zhì)會議的原因歸結(jié)為主持人的個人魅力——就是某種無法形容的東西，而這一定是頗具影響力的商業(yè)領(lǐng)袖們的共同特征。但是在今年年初，我進(jìn)入Google擔(dān)任了一個新職務(wù)，并且接受了關(guān)于如何主導(dǎo)高影響力會議的培訓(xùn)，之后我逐漸意識到了，其實(shí)成功的會議有一些關(guān)鍵步驟，而我之前一直忽略了它們。

老實(shí)說，當(dāng)我意識到原來這些開會步驟對提升會議質(zhì)量有如此大的影響時，我感到很尷尬，因?yàn)槲揖尤缓雎粤诉@么久。其實(shí)做這些事情只需要花很少的時間，但效果卻非常明顯。

這是一個典型的提醒，即一點(diǎn)點(diǎn)微小的改變有時候就可以產(chǎn)生很大的影響。如果你正面臨著類似的問題，希望這篇文章可以幫助到你。

1. 在會議邀請中加上事件描述

同事們都是大忙人。所以，如果你在會議邀請中沒有說清楚要討論的事情，就相當(dāng)于你在傳遞一個“我們想見面開個會只是因?yàn)槲覀円_個會”的意思，會讓人感覺你不夠尊重他們的時間。雖然我相信沒有人會真的這么認(rèn)為，但如果你的會邀沒有說清楚要討論什么事情，就會傳達(dá)出這樣的信息。

如果與會者進(jìn)入會議時還不知道他們?yōu)槭裁匆_這個會，那結(jié)果就注定要糟糕了，因?yàn)槟阋呀?jīng)浪費(fèi)了寶貴的時間，讓每個人上來還要先進(jìn)入狀態(tài)，而這些會議時間本來可以直接用于內(nèi)容討論的，而且，你也沒有給人留出反饋意見的時間。

看看我在下面提供的樣本，這并不困難，我只花了不到一分鐘的時間就完成了。

簡單吧？幾乎不需要費(fèi)什么力，你就已經(jīng)為會議奠定了一個堅實(shí)的基礎(chǔ)，告知了所有的參與者必要的會議背景，以便大家可以清楚地了解會議的目的。

2. 提前24小時發(fā)送議程

內(nèi)容說明是會議的基礎(chǔ)，還有另一個重要的部分就是會議的流程。我們現(xiàn)在已經(jīng)知道會議目標(biāo)了，但開會時具體應(yīng)該是什么樣子的呢？

如果在一個安排滿了1:1對話、有大量事情需要團(tuán)隊(duì)同步和要跟進(jìn)的工作日，我卻完全不知道每個會議的時間會如何度過，這會讓我非常抓狂。我需要準(zhǔn)備些什么嗎？是否有任何材料需要我事先查閱，以便我開會時能夠具備更獨(dú)特的視角？我是否需要事先完成某些任務(wù)？諸如此類的問題應(yīng)該在人們參加會議之前的幾個小時甚至幾天前就給出解答。

當(dāng)然，制定議程可能會給你增加一些額外的工作。但是我們來權(quán)衡一下，準(zhǔn)備議程只需要5分鐘，而如果沒有通知與會者需要準(zhǔn)備的內(nèi)容而多出來的后續(xù)工作需要至少30分鐘，我們應(yīng)該盡力為每個人節(jié)省時間。對整個企業(yè)來說，每天就會節(jié)省幾百甚至幾千小時的時間。

與準(zhǔn)備內(nèi)容說明類似，準(zhǔn)備議程也不需要搞得太復(fù)雜。上一節(jié)中我舉了一個QBR會議的例子，我在下面附上了一個議程樣本給大家看看。

是不是很有效？在這個例子中，所有的會議參與者現(xiàn)在都了解了會議的內(nèi)容，Jenna知道她需要準(zhǔn)備好回答針對提案內(nèi)容修改的問題，而參與者都有機(jī)會提出原始議程中尚未囊括的其他討論點(diǎn)。這樣一來，任何需要對會議時間或過程進(jìn)行的調(diào)整都可以預(yù)先安排。

3. 以目的、好處、檢查開場

會議內(nèi)容明確傳達(dá)了，議程也預(yù)先確定了，還有一件要注意的事情就是會議開場。在這一點(diǎn)上，我們需要確保會議是遵循我們在議程中所設(shè)置的結(jié)構(gòu)進(jìn)行。

我學(xué)到的最有效的方法是用“目的、好處、檢查”來進(jìn)行引導(dǎo)。目的、好處、檢查（簡稱PBC）是高效會議的介紹性環(huán)節(jié)。這個名字基本就說明了一切：在會議開始時，你要說明本次會議的目的和好處，并檢查與會者是否在前幾點(diǎn)上保持一致。

根據(jù)西北大學(xué)凱洛格銷售研究所的創(chuàng)始人、同時也是PBC的倡導(dǎo)者Craig Wortmann的說法，這樣做的好處有三點(diǎn)：

使你的潛在客戶的期望與你自己的期望相一致。

表明你是有準(zhǔn)備和有組織的。

顯示了對潛在客戶的時間的尊重。

當(dāng)我剛開始在Google工作時，我在與客戶電話溝通時會使用PBC原則，因?yàn)槟鞘俏医邮苓^的獨(dú)特培訓(xùn)。但當(dāng)我認(rèn)識到它們在會議中發(fā)揮的有效作用后，我開始將PBC融入我主持的所有會議中。

可能對某些人來說，這些步驟看起來很“花哨”，但它們展示了一種對工作的專注和卓越的執(zhí)行力，目的是保證人們能夠進(jìn)行更深入、更有意義的溝通?？梢哉f你做的這些事情對推進(jìn)業(yè)務(wù)開展都具有直接促進(jìn)作用。

我認(rèn)為這些步驟非常有價值，原因是它們反映了我們的工作本來應(yīng)該有的狀態(tài)。不是為了開會而開會，而是為了真正推動業(yè)務(wù)而開會。這些步驟促成了高效率的會議，因?yàn)樗鼈儠_保所有利益相關(guān)者在每一步都保持一致。根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，按這些步驟去安排會議，會產(chǎn)生與我們的期望最接近的結(jié)果。我還認(rèn)為，無論是客戶、經(jīng)理、同事，還是董事，沒有人喜歡在結(jié)束一個會議時感覺自己浪費(fèi)了時間，這是所有人的共識。

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